HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ-
BƯỚC CHUYỂN TỪ “HỒ SƠ GIẤY” SANG “QUẢN TRỊ DỮ LIỆU LAO ĐỘNG”
Ngày 24/12/2025, Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về Hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐĐT). Nghị định có hiệu lực từ 01/01/2026, và chậm nhất đến ngày 01/7/2026, nền tảng Hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ phải chính thức vận hành.
Điều cần làm rõ ngay: pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển sang ký hợp đồng lao động điện tử. Hợp đồng bằng văn bản giấy vẫn hoàn toàn hợp pháp và được sử dụng song song. Tuy nhiên, Nghị định 337 cho thấy một xu hướng rõ ràng: quản lý lao động sẽ dần chuyển từ mô hình lưu trữ hồ sơ sang mô hình quản trị bằng dữ liệu điện tử.
1. Từ Bộ luật Lao động 2019 đến Nghị định 337: Khung pháp lý đã dần hoàn thiện
Thực tế, Khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 đã thừa nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có giá trị như hợp đồng bằng văn bản. Tuy nhiên, quy định này chỉ dừng ở mức nguyên tắc.
Nghị định 337/2025/NĐ-CP chính là bước cụ thể hóa toàn diện: quy định rõ điều kiện giao kết, cơ chế ký số, xác thực định danh, vai trò của Nhà cung cấp eContract, cơ chế gắn mã ID và quản lý tập trung trên Nền tảng của Bộ Nội vụ.
Nói cách khác, nếu Bộ luật Lao động mở đường, thì Nghị định 337 thiết lập hành lang kỹ thuật – pháp lý để vận hành trong thực tế.
2. Ký HĐLĐ điện tử theo Nghị định 337 được thực hiện như thế nào?
Từ 01/7/2026, nếu doanh nghiệp lựa chọn giao kết HĐLĐ điện tử, việc ký kết phải thực hiện thông qua hệ thống eContract – hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử.
Quy trình cơ bản gồm:
- Người lao động và người sử dụng lao động ký hợp đồng bằng chữ ký số;
- Hợp đồng được gắn dấu thời gian, xác thực chủ thể;
- Nhà cung cấp eContract chứng thực thông điệp dữ liệu;
- Trong vòng 24 giờ, hợp đồng được gửi lên Nền tảng HĐLĐĐT của Bộ Nội vụ để cấp mã ID và quản lý tập trung.
Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số (trừ khi các bên có thỏa thuận khác).
Điều này đồng nghĩa với việc hợp đồng điện tử không chỉ là file PDF ký số nội bộ, mà trở thành dữ liệu được liên thông với hệ thống quản lý nhà nước.
3. Vì sao doanh nghiệp nên cân nhắc HĐLĐ điện tử dù không bắt buộc?
Mặc dù pháp luật chỉ mang tính khuyến khích, nhưng việc áp dụng HĐLĐ điện tử đem lại nhiều lợi ích thực tiễn:
Thứ nhất, tiết kiệm chi phí và thời gian: Doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát; rút ngắn quy trình ký kết, đặc biệt khi có nhiều chi nhánh hoặc lực lượng lao động lớn.
Thứ hai, linh hoạt trong vận hành nhân sự: HĐLĐ điện tử cho phép ký kết từ xa, phù hợp với mô hình làm việc hybrid, lao động dự án hoặc nhân sự phân tán địa lý.
Thứ ba, nâng cao năng lực quản trị: eContract bảo đảm xác thực chữ ký số, lưu trữ an toàn, truy xuất nhanh chóng khi phục vụ thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết tranh chấp. Hệ thống còn hỗ trợ tổng hợp, thống kê và khai trình lao động, báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12) theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Quan trọng hơn, việc quản lý hợp đồng bằng dữ liệu điện tử giúp doanh nghiệp từng bước chuyển từ “quản lý hồ sơ” sang “quản trị bằng dữ liệu”, tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát rủi ro nội bộ.
4. 01/7/2026: Mốc vận hành hệ thống – không phải mốc bắt buộc
Chậm nhất ngày 01/7/2026, Nền tảng HĐLĐĐT phải chính thức đi vào hoạt động. Tuy nhiên, đây không phải mốc loại bỏ hợp đồng giấy, mà là mốc áp dụng đầy đủ cơ chế pháp lý khi doanh nghiệp lựa chọn ký điện tử.
Do đó, vấn đề đặt ra không phải là “có bắt buộc hay không”, mà là doanh nghiệp có muốn chủ động thích ứng với mô hình quản lý lao động số hóa hay không.
5. Khuyến nghị
Với các doanh nghiệp đang giao kết và quản lý số lượng lớn hợp đồng lao động, giai đoạn trước 01/7/2026 là thời điểm phù hợp để:
- Rà soát quy trình ký kết hợp đồng hiện tại;
- Chuẩn hóa dữ liệu nhân sự;
- Đánh giá hạ tầng chữ ký số và khả năng tích hợp hệ thống;
- Xây dựng lộ trình chuyển đổi phù hợp với quy mô hoạt động.
Chuyển đổi sang HĐLĐ điện tử không chỉ là thay đổi hình thức ký, mà là bước đi chiến lược trong quản trị nhân sự hiện đại.
MOWIS sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá mức độ sẵn sàng, rà soát rủi ro pháp lý và xây dựng phương án triển khai Hợp đồng lao động điện tử an toàn – tuân thủ – hiệu quả.
---------------------------------------------------------------
CÔNG TY TNHH MOWIS
MST: 0316400318
Website: http://mowis.vn/default.aspx